eDiscovery in Microsoft 365: zo vind en bewaar je bewijs
Moet je ineens alle mails, Teams-berichten en bestanden over één klant, medewerker of project boven water halen? Dan is eDiscovery in Microsoft 365 het gereedschap dat je zoekt. Met eDiscovery in de Microsoft Purview-portal doorzoek je mailboxen, SharePoint, OneDrive en Teams in één keer. Je zet relevante data veilig vast zodat niemand die meer kan wissen, en je exporteert het resultaat voor je advocaat, accountant of onderzoeker. In dit artikel lees je wat eDiscovery precies doet, wat er veranderd is aan het oude Content Search, welke licentie je nodig hebt en welke valkuilen we bij MKB-bedrijven het vaakst tegenkomen.
TL;DR
- 🔍 eDiscovery doorzoekt Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams en Viva Engage vanuit één plek: de Microsoft Purview-portal.
- 🗓️ Het klassieke Content Search en de oude Standard- en Premium-schermen zijn sinds 31 augustus 2025 uitgefaseerd. Zoeken doe je nu altijd binnen een case.
- 💳 Voor de basisfuncties (zoeken, vastzetten, exporteren) volstaat meestal een licentie op E3-niveau. Voor Premium-analyse moet de persoon wiens data je onderzoekt een E5-licentie of een add-on hebben.
- ⏱️ Een export blijft maar 14 dagen beschikbaar. Download op tijd.
- 👥 Wijs altijd minstens twee eDiscovery-beheerders aan, anders loop je het risico dat een case onbereikbaar wordt.
Inhoudsopgave
- Wat is eDiscovery in Microsoft 365?
- Content Search en eDiscovery: wat is er veranderd?
- Welke licentie heb je nodig?
- Wanneer heb je eDiscovery nodig als ondernemer?
- Stappenplan: een eDiscovery-zoekopdracht uitvoeren
- Valkuilen die je wilt vermijden ⚠️
- eDiscovery, de AVG en Copilot
- Zo kijken wij ernaar
- Microsoft 365 goed geregeld, ook als het spannend wordt
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Wat is eDiscovery in Microsoft 365?
eDiscovery staat voor electronic discovery: het opsporen en aanleveren van elektronisch opgeslagen informatie die je als bewijs kunt gebruiken bij een onderzoek of juridische zaak. Microsoft beschrijft het in de uitleg over Microsoft Purview eDiscovery als een gestructureerde manier om content te identificeren, te bewaren, te verzamelen en te exporteren.
In de praktijk hoef je dus niet meer per mailbox of per SharePoint-site te zoeken. Je maakt een case aan, kiest welke bronnen erbij horen en draait één zoekopdracht over al die bronnen tegelijk. Denk aan:
- 📧 Exchange Online: mailboxen van medewerkers en gedeelde mailboxen
- 💬 Microsoft Teams: chats en kanaalberichten
- 📁 SharePoint en OneDrive: documenten, ook oudere versies
- 🗣️ Viva Engage: berichten in communities
Het verschil met gewoon zoeken in Outlook is groot. In Outlook zie je alleen je eigen mailbox en wat jij mag openen. eDiscovery werkt op organisatieniveau, met eigen rechten, een vastgelegd spoor van wie wat heeft gedaan en de mogelijkheid om data te bevriezen met een zogeheten hold. Daardoor kun je later aantonen dat het bewijs compleet en ongewijzigd is.
Content Search en eDiscovery: wat is er veranderd?
Veel handleidingen op internet gaan nog uit van twee losse tools: Content Search voor snel zoeken en eDiscovery voor juridische zaken. Dat klopt niet meer. Microsoft heeft alle klassieke eDiscovery-ervaringen op 31 augustus 2025 uitgefaseerd, inclusief het klassieke Content Search, eDiscovery (Standard) en eDiscovery (Premium). Alle functies van Content Search zitten nu in de zoekfunctie van de nieuwe eDiscovery-omgeving in de Purview-portal.
Het oude onderscheid leeft nog wel voort in hoe je de tool gebruikt. Zo zie je het verschil:
| Snel zoeken en exporteren | Volledig onderzoek (Premium-functies) | |
|---|---|---|
| Doel | Iets terugvinden of aanleveren | Juridisch of intern onderzoek van begin tot eind |
| Werkwijze | Case, zoekopdracht, directe export | Case, custodians, hold, review set, analyse, export |
| Data vastzetten | Ja, met een hold op mailboxen en sites | Ja, gekoppeld aan custodians |
| Analyse | Statistieken en voorbeeldweergave | Onder meer e-mailthreading en near-duplicate detectie |
| Geschikt voor | AVG-verzoek, kwijtgeraakte mail, klein intern onderzoek | Rechtszaak, fraudeonderzoek, grote hoeveelheden data |
Volgens het eDiscovery-overzicht van Microsoft biedt de Premium-variant een complete workflow met custodian-beheer en analyse op basis van machine learning. Ons advies: verwacht je duizenden mails en documenten die iemand moet doorlezen, kijk dan direct naar de Premium-functies. Threading en het herkennen van bijna-dubbele documenten schelen veel handwerk bij het filteren.
Gaat het om een concrete vraag, zoals alle mails tussen twee personen in een bepaalde maand? Dan is een gewone zoekopdracht met directe export vaak genoeg.
Welke licentie heb je nodig?
Hier gaat het bij veel MKB-bedrijven mis. De licentie bepaalt welke functies je ziet, en voor Premium gelden regels per persoon. Microsoft zet het uiteen op de pagina aan de slag met eDiscovery:
| Functie | Wat Microsoft vraagt |
|---|---|
| Zoeken, hold en export (standaard) | Doorgaans een Enterprise E3- of E5-licentie voor gebruikers en beheerders |
| Premium-analyse op iemands data | De custodian heeft Office 365 E5 of Microsoft 365 E5, of E3 met de add-on Microsoft 365 eDiscovery and Audit |
| Beheren van een Premium-case | Geen E5 nodig voor de beheerder of jurist, wel toegang tot Purview met de juiste rol |
Een custodian is de persoon wiens mailbox en bestanden je onderzoekt. Wil je bijvoorbeeld de mail van een vertrokken accountmanager analyseren met de Premium-functies? Dan moet juist die gebruiker de juiste licentie hebben, niet de IT-beheerder die de case opent.
Werk je met Microsoft 365 Business Premium, zoals veel MKB-bedrijven? Dan heb je een deel van de Purview-functies al in huis. Voor uitgebreidere compliance en databeheer biedt Microsoft een aparte Purview Suite voor Business Premium aan. Laat vooraf controleren wat jouw abonnement precies dekt, zodat je niet midden in een zaak ontdekt dat een functie ontbreekt. 💡
Naast een licentie heb je ook rechten nodig. Die ken je toe via rolgroepen in de Purview-portal, zoals beschreven in eDiscovery-rechten toewijzen. Geef die rechten bewust aan een kleine, vaste groep mensen: wie eDiscovery mag gebruiken, kan in principe de mail van iedereen in de organisatie inzien.
Wanneer heb je eDiscovery nodig als ondernemer?
eDiscovery klinkt als iets voor grote advocatenkantoren. Toch krijgen MKB-bedrijven er vaker mee te maken dan je denkt. Een paar situaties die we in de praktijk zien:
- Een arbeidsconflict. Een medewerker vertrekt in onvrede en er ontstaat discussie over afspraken die per mail of Teams zijn gemaakt. Je advocaat vraagt om alle relevante berichten.
- Een geschil met een klant of leverancier. Wat is er afgesproken over levertijd, prijs of meerwerk? De onderbouwing staat verspreid over de mailboxen van drie collega’s.
- Een inzageverzoek onder de AVG. Een (oud-)medewerker of klant wil weten welke persoonsgegevens je van hem of haar verwerkt. Met eDiscovery vind je die gegevens in alle bronnen tegelijk. Meer over privacy in je werkomgeving lees je in ons artikel over AVG en Microsoft 365.
- Een vermoeden van fraude of een datalek. Je wilt weten wie welk bestand heeft gedeeld en wat er per mail naar buiten is gegaan. eDiscovery laat zien wat er is, het audit log van Microsoft 365 laat zien wie wat heeft gedaan. Samen geven ze het complete beeld.
In al deze gevallen geldt: zet de data zo snel mogelijk vast. Mails die vandaag nog in een mailbox staan, kunnen morgen verwijderd zijn. Spelen er persoonsgegevens of arbeidsrechtelijke belangen? Overleg de afbakening van je zoekopdracht dan vooraf met je advocaat of functionaris gegevensbescherming. Zoek je breder dan nodig, dan verwerk je meer persoonsgegevens dan je kunt verantwoorden.
Stappenplan: een eDiscovery-zoekopdracht uitvoeren
Zo voer je in de huidige Purview-portal een zoekopdracht uit, van start tot export.
- Regel de rechten. Zorg dat de mensen die gaan zoeken in de juiste rolgroep zitten. Voeg direct een tweede beheerder toe.
- Maak een case aan. Ga in de Microsoft Purview-portal naar eDiscovery en maak een nieuwe case. Geef hem een duidelijke naam en omschrijving, bijvoorbeeld “Geschil klant X, offerte maart”.
- Kies je bronnen. Voeg de mailboxen, sites en Teams toe die ertoe doen. Zoek liever gericht in vijf mailboxen dan in de hele organisatie.
- Bouw de zoekopdracht. Combineer trefwoorden met voorwaarden zoals datumbereik, afzender, ontvanger of bestandstype. Begin breed genoeg en verfijn daarna.
- Bekijk de statistieken en voorbeelden. Kijk hoeveel items je vindt en open een paar voorbeelden. Zijn het er tienduizenden, dan is je zoekopdracht waarschijnlijk te ruim.
- Zet de data vast. Plaats een hold op de relevante bronnen, zodat items niet meer definitief verwijderd kunnen worden zolang de zaak loopt.
- Exporteer. Kies je exportopties. Mailitems komen volgens de exporthandleiding van Microsoft mee als PST-bestanden of als losse berichten.
- Download binnen 14 dagen. Haal het exportpakket op en bewaar het op een beveiligde plek met beperkte toegang.
- Leg vast wat je hebt gedaan. Noteer welke zoekopdracht je hebt gebruikt, op welke datum en met welk resultaat. Zo kun je later uitleggen hoe het bewijs tot stand kwam.
Valkuilen die je wilt vermijden ⚠️
eDiscovery is krachtig, maar het doet niet altijd wat ondernemers verwachten. Deze punten worden het vaakst over het hoofd gezien.
De prullenbak van SharePoint wordt niet doorzocht
Volgens Microsoft vindt eDiscovery geen items in de prullenbak van SharePoint, omdat die niet geïndexeerd wordt. Heeft iemand net een belangrijk bestand verwijderd? Dan moet je dat via een andere route terughalen. eDiscovery is geen back-up en geen herstelknop.
Gedeeltelijk geïndexeerde items vallen buiten je resultaten
Sommige bestanden kan Microsoft niet volledig doorzoeken, bijvoorbeeld door het bestandstype of de grootte. Microsoft noemt dit gedeeltelijk geïndexeerde items. Ze kunnen precies de informatie bevatten die je zoekt, terwijl je zoekopdracht op trefwoorden ze niet ziet. Neem ze daarom altijd mee in je rapportage en beoordeel ze apart.
De export verloopt na 14 dagen
Een voltooide export wordt na 14 dagen automatisch verwijderd. Ben je te laat, dan moet je de hele export opnieuw draaien. Plan het downloaden dus meteen in.
SharePoint-items mislukken bij de export
Heeft het account dat de export uitvoert geen actieve SharePoint-licentie op E3-niveau? Dan kunnen SharePoint-items mislukken bij het exporteren. Gebruik voor dit werk daarom geen kaal beheerdersaccount zonder licenties.
De enige beheerder vertrekt
Toegang tot een case hangt af van het lidmaatschap. Vertrekt de enige eDiscovery-beheerder zonder dat er een tweede is toegevoegd, dan kan de data in de case ontoegankelijk worden. Twee aangewezen beheerders is het minimum.
eDiscovery, de AVG en Copilot
eDiscovery werkt op de live cloudomgeving: wat in Microsoft 365 staat, is doorzoekbaar. Dat is handig, maar je moet dan ook goed nadenken over wie toegang heeft. Hetzelfde geldt voor AI-functies zoals Microsoft 365 Copilot, die net als eDiscovery breed door je organisatiedata kunnen kijken.
De Autoriteit Persoonsgegevens publiceerde in juli 2026 een hulpmiddel over generatieve AI en de AVG bij Microsoft Copilot. De boodschap voor ondernemers: vertrouw niet blind op de standaardinstellingen, voer een DPIA uit en laat zien dat je in control bent over wie wat kan inzien en waarom. Ook het opleiden van medewerkers hoort daarbij.
Voor eDiscovery komt dat neer op drie praktische afspraken:
- ✅ Leg vast wie eDiscovery mag gebruiken en in welke situaties.
- ✅ Bewaar exports niet langer dan nodig en nooit op een gedeelde schijf.
- ✅ Ruim de rechten in SharePoint en Teams op, zodat ook Copilot niet meer laat zien dan bedoeld.
Wil je weten hoe Copilot met je data omgaat? Lees dan ons artikel over Copilot voor Microsoft 365. En vraag je je af waar je bestanden fysiek staan, dan helpt onze uitleg over de datalocatie van Microsoft 365 in Nederland.
Zo kijken wij ernaar
Bij ASTIA zien we eDiscovery niet als een losse tool die je pas opzoekt als er een brief van een advocaat op de mat valt. Het hoort bij het IT-fundament dat goed moet staan voordat er iets gebeurt. Een zoekopdracht draaien is zo gedaan. Wat echt telt, is of de voorwaarden kloppen: de juiste licenties, twee beheerders met de juiste rechten, een opgeruimde rechtenstructuur in SharePoint en Teams, en afspraken over wie wat mag inzien.
Juist bij het MKB is dat vaak niet geregeld. Er is één beheerder, die toevallig ook de eigenaar is, en niemand weet precies welk abonnement welke functies dekt. Als je eDiscovery nodig hebt, staat er meestal tijdsdruk op. Dan wil je niet eerst uitzoeken waarom de export van SharePoint mislukt.
Daarom richten we Microsoft 365 bij onze klanten zo in dat dit soort vragen vooraf beantwoord zijn. En als het moment daar is, bel je ons gewoon op. Geen ticket, maar direct iemand aan de lijn die je omgeving kent.
— Mick
Microsoft 365 goed geregeld, ook als het spannend wordt
Wil je dat je Microsoft 365-omgeving klaar is voor een onderzoek, een AVG-verzoek of een audit? Wij nemen het beheer van Microsoft 365 volledig van je over: licenties, rechten, beveiliging en monitoring, voor een vast bedrag per werkplek. Zo weet je zeker dat de basis staat. Benieuwd wat dat voor jouw bedrijf betekent? Bekijk hoe wij IT uitbesteden voor het MKB invullen.
Veelgestelde vragen
Bestaat Content Search nog in Microsoft 365?
Niet meer als losse tool. Microsoft heeft het klassieke Content Search op 31 augustus 2025 uitgefaseerd. Alle zoekfuncties zitten nu in eDiscovery in de Microsoft Purview-portal, waar je altijd binnen een case zoekt.
Kan ik eDiscovery gebruiken zonder E5-licentie?
Ja. Voor zoeken, data vastzetten en exporteren is doorgaans een licentie op E3-niveau voldoende. Alleen voor de Premium-analyse moet de persoon wiens data je onderzoekt een E5-licentie hebben, of een E3-licentie met de add-on eDiscovery and Audit.
Vindt eDiscovery ook verwijderde bestanden terug?
Niet alles. Items in de prullenbak van SharePoint worden niet geïndexeerd en dus niet gevonden. Wil je verwijderde data kunnen terughalen, dan heb je een back-up nodig. Loopt er een zaak, zet dan direct een hold op de relevante bronnen.
Hoe lang blijft een eDiscovery-export beschikbaar?
Een export wordt na 14 dagen automatisch verwijderd. Download het pakket dus direct nadat de export klaar is en bewaar het op een beveiligde plek met beperkte toegang.
Wie mag in mijn bedrijf eDiscovery uitvoeren?
Alleen mensen die je via een rolgroep in de Purview-portal de juiste rechten geeft. Houd die groep klein, want wie eDiscovery mag gebruiken, kan in principe de mail en bestanden van iedereen inzien. Wijs wel minimaal twee beheerders aan.
Bronnen
- Learn about eDiscovery | Microsoft Learn
- Get started with Content search | Microsoft Learn
- eDiscovery overview | Microsoft Learn
- Get started with eDiscovery | Microsoft Learn
- Microsoft Purview Suite for Microsoft 365 Business Premium | Microsoft
- Assign permissions in eDiscovery | Microsoft Learn
- Export search results in eDiscovery | Microsoft Learn
- Overview of Content search | Microsoft Learn
- Hulpmiddel generatieve AI en de AVG voor Microsoft Copilot | Autoriteit Persoonsgegevens