Microsoft Teams vs e-mail: wanneer gebruik je wat?
Chat je nu via Teams of stuur je een mailtje? Sinds veel bedrijven met Microsoft Teams werken, is die vraag dagelijkse kost. Beide zijn handig, maar ze zijn niet voor hetzelfde bedoeld.
Gebruik je ze door elkaar, dan raken berichten zoek, mailt iedereen elkaar plat en weet niemand meer waar de laatste versie van een document staat. Met een paar simpele afspraken voorkom je dat.
In dit artikel leggen we uit wat Microsoft Teams precies is, wat je beter via e-mail doet en wat via Teams, plus praktische vuistregels voor je team.
Wat is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is de samenwerkomgeving van Microsoft die in de meeste Microsoft 365-pakketten zit. Je gebruikt het om te chatten met collega’s, online te vergaderen, samen aan bestanden te werken en alles rond een project of afdeling bij elkaar te houden.
Het draait om twee dingen: chatberichten (een op een of in een groep) en kanalen. Een kanaal is een soort gedeelde ruimte per onderwerp, project of team, waar berichten, vergaderingen en bestanden samenkomen.
Omdat Teams onderdeel is van Microsoft 365, werkt het samen met je agenda, je e-mail en je bestanden in SharePoint en OneDrive. Je hoeft dus niet steeds te wisselen tussen losse programma’s.
Wat doe je beter via e-mail?
E-mail is nog altijd onmisbaar, vooral voor alles wat naar buiten gaat of formeel moet zijn. Het is de standaard om te communiceren met klanten, leveranciers en andere partijen buiten je organisatie.
Ook voor berichten die je later terug moet kunnen vinden of die ergens vastgelegd moeten worden, is e-mail vaak beter. Denk aan offertes, afspraken, bevestigingen en officiële correspondentie.
- Communicatie met klanten en partijen buiten je bedrijf
- Formele of officiële berichten, zoals offertes en bevestigingen
- Berichten die je later als bewijs of naslag wil bewaren
- Iets sturen naar iemand die geen Teams gebruikt
- Langere, doordachte berichten die geen direct antwoord vragen
Wat doe je beter via Teams?
Teams is op zijn best voor het snelle, informele overleg binnen je eigen organisatie. Een korte vraag aan een collega, even overleggen in een groep of samen naar een document kijken: dat gaat via Teams veel vlotter dan via de mail.
Ook voor samenwerken aan bestanden is Teams sterk. Je werkt met elkaar in hetzelfde document in plaats van versies heen en weer te mailen, en alles staat op één plek terug te vinden.
- Snel overleg en korte vragen tussen collega’s
- Samenwerken in hetzelfde document, zonder versies te mailen
- Online vergaderen en beeldbellen
- Alles rond een project of team op één plek bewaren
- Kort iets afstemmen zonder een formeel mailtje
Praktische vuistregels voor je team
De kunst is niet om te kiezen tussen Teams of e-mail, maar om te weten wanneer je wat pakt. Een paar simpele afspraken houden het voor iedereen overzichtelijk.
- Naar buiten (klant, leverancier): e-mail. Intern en snel: Teams.
- Moet het vastgelegd of formeel zijn? Kies e-mail.
- Is het een korte vraag of overleg? Kies Teams.
- Werk je samen aan een bestand? Zet het in Teams, niet als mailbijlage.
- Spreek per team af welk kanaal waarvoor is, zodat berichten vindbaar blijven.
Hoe Teams en e-mail samenwerken in Microsoft 365
Teams en e-mail (Outlook) zijn geen concurrenten, maar vullen elkaar aan binnen Microsoft 365. Een vergadering die je in Teams plant, verschijnt automatisch in de agenda van iedereen. Bestanden die je in een kanaal deelt, staan veilig in SharePoint.
Doordat alles onder dezelfde Microsoft 365-omgeving valt, log je één keer in en heb je overal toegang: op je laptop, in de browser en via de app op je telefoon. Je e-mail, je chats en je bestanden blijven netjes bij elkaar.
Goed ingericht zorgt die samenhang ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan zoeken en schakelen, en dat nieuwe medewerkers sneller hun weg vinden.
Veelgemaakte valkuilen
Teams invoeren betekent niet automatisch dat het ook goed gebruikt wordt. We zien een aantal valkuilen keer op keer terugkomen bij bedrijven die net beginnen.
Wil je Teams en e-mail zo inrichten dat je team er echt slimmer van werkt? Wij helpen bedrijven daarbij, van de instellingen tot heldere afspraken. Bel 030 30 33 100 of vraag een gratis IT-scan aan.
- Alles door elkaar gebruiken, waardoor berichten zoek raken
- Voor elk klein dingetje een nieuw kanaal aanmaken
- Bestanden als bijlage blijven mailen in plaats van in Teams te delen
- Geen afspraken maken, waardoor iedereen het anders doet
- Notificaties niet instellen, waardoor je wordt bedolven of juist dingen mist
Verder lezen over onze aanpak:
Veelgestelde vragen
Wat is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is de samenwerkomgeving van Microsoft, onderdeel van de meeste Microsoft 365-pakketten. Je gebruikt het om te chatten met collega’s, online te vergaderen, samen aan bestanden te werken en alles rond een project of team op één plek te houden.
Wat is het verschil tussen Teams en e-mail?
E-mail is bedoeld voor communicatie naar buiten en voor formele berichten die vastgelegd moeten worden. Teams is bedoeld voor snel, informeel overleg binnen je eigen organisatie en voor samenwerken aan bestanden. Ze vullen elkaar aan, in plaats van dat de een de ander vervangt.
Wanneer gebruik ik Teams en wanneer e-mail?
Vuistregel: naar buiten of formeel is e-mail, intern en snel is Teams. Een korte vraag aan een collega of samen aan een document werken doe je via Teams. Een offerte naar een klant of een bevestiging die je wil bewaren gaat via e-mail.
Vervangt Teams de e-mail helemaal?
Nee. Teams neemt veel van het interne, informele verkeer over, maar e-mail blijft nodig voor contact met klanten, leveranciers en andere partijen buiten je bedrijf, en voor berichten die formeel of vastgelegd moeten zijn. De meeste bedrijven gebruiken beide naast elkaar.
Zit Microsoft Teams in Microsoft 365?
Ja, Teams zit in de meeste Microsoft 365-pakketten voor bedrijven. Het werkt samen met je agenda, je e-mail in Outlook en je bestanden in SharePoint en OneDrive, zodat alles binnen dezelfde omgeving bij elkaar blijft.
Tijd voor IT die wél meewerkt?
Vraag een gratis, vrijblijvende IT-scan aan. We brengen je huidige situatie in kaart en laten zien waar je kunt besparen, beveiligen en versnellen.