Microsoft 365 of een eigen server: wat past bij jouw bedrijf?
Sta je voor de keuze tussen Microsoft 365 en een eigen server op kantoor? Dan zit je waarschijnlijk met een oude serverkast die aan vervanging toe is, of groei je zo hard dat je systeem het niet meer bijhoudt. Een logische vraag: wat is nu echt de slimste keuze?
Het eerlijke antwoord is dat het afhangt van je bedrijf. Voor de meeste MKB-organisaties is de cloud inmiddels de logische standaard, maar niet in alle gevallen. In dit artikel zetten we de opties nuchter naast elkaar, zonder verkooppraatje.
Zo weet je na het lezen precies waar je op moet letten en welke vragen je moet stellen voordat je een beslissing neemt.
Wat is nu eigenlijk het verschil?
Een eigen server is een fysieke computerkast die bij jou op kantoor staat. Daarop draaien je bestanden, je e-mail en soms je bedrijfssoftware. Jij bent eigenaar van de hardware en verantwoordelijk voor het onderhoud, de updates en de beveiliging.
Microsoft 365 is de bekendste vorm van de cloud: je e-mail, Office-programma’s (Word, Excel, Outlook) en je bestanden staan in de beveiligde datacenters van Microsoft. Je betaalt per medewerker per maand en hebt overal toegang tot je werk, zolang je internet hebt.
Simpel gezegd: bij een eigen server koop en beheer je zelf de techniek. Bij de cloud huur je die en zorgt een grote partij voor het onderhoud op de achtergrond.
De voordelen van Microsoft 365
Voor veruit de meeste MKB-bedrijven is de cloud tegenwoordig de meest praktische keuze. Je hebt geen dure serverkast meer nodig en je medewerkers kunnen veilig thuis, onderweg of op kantoor werken.
Ook op het gebied van beveiliging en updates neemt de cloud veel zorg uit handen: dat gebeurt automatisch op de achtergrond.
- Overal veilig werken, op elk apparaat
- Geen investering vooraf in dure hardware
- Automatische updates en beveiliging
- Eenvoudig op- en afschalen als je team groeit of krimpt
- Samenwerken in dezelfde documenten, zonder versies heen en weer te mailen
Wanneer een eigen server nog logisch is
De cloud is niet altijd het antwoord. Er zijn situaties waarin een eigen server (of een combinatie van beide) verstandiger is.
Denk aan bedrijven met zware, ouderwetse software die alleen lokaal draait, of organisaties die met hele grote bestanden werken, zoals ontwerp- of videobedrijven. Ook op locaties met een slechte of onbetrouwbare internetverbinding kan een lokale server uitkomst bieden.
In die gevallen kiezen we vaak voor een hybride opzet: het beste van beide werelden, waarbij je e-mail en samenwerking in de cloud draaien en de zware toepassingen lokaal.
Wat kost het per optie?
De kosten verschillen sterk van opzet. Een eigen server vraagt om een flinke investering vooraf: de hardware, de installatie en daarna jaarlijks onderhoud, updates en op termijn vervanging (meestal na vijf tot zeven jaar).
Microsoft 365 werkt met een vast bedrag per medewerker per maand. Marktbreed betaal je afhankelijk van het pakket ergens tussen de enkele euro’s en enkele tientjes per gebruiker per maand voor de licenties zelf.
Reken bij een eigen server dus niet alleen de aanschaf, maar de totale kosten over meerdere jaren. Vaak valt de cloud dan gunstiger uit, zeker als je de risico’s en het beheer meeneemt.
Beveiliging en back-up: wie is verantwoordelijk?
Een misverstand: veel ondernemers denken dat hun data in Microsoft 365 automatisch volledig veilig en geback-upt is. Microsoft zorgt voor een betrouwbare infrastructuur, maar de verantwoordelijkheid voor je eigen data en een goede back-up ligt bij jou.
Bij een eigen server ligt alles op jouw bordje: fysieke beveiliging, updates, een deugdelijke back-up en herstel na een storing. Gebeurt dat niet goed, dan loop je risico op dataverlies of gijzelsoftware.
Wat je ook kiest, een goed geregelde back-up en een herstelplan zijn geen luxe maar een must. Wij regelen dat standaard mee, zodat je bedrijf blijft draaien als het misgaat.
Hoe maak je de juiste keuze?
De beste keuze begint niet bij de techniek, maar bij je bedrijf. Hoe werken je mensen, welke software gebruik je en hoe zien je groeiplannen eruit?
Loop de onderstaande vragen langs voordat je beslist. Kom je er niet uit? Dan denken we graag vrijblijvend met je mee tijdens een gratis IT-scan.
- Werken je medewerkers regelmatig buiten kantoor?
- Draai je software die alleen lokaal werkt?
- Hoe betrouwbaar is je internetverbinding?
- Verwacht je de komende jaren te groeien of te krimpen?
- Wie beheert nu je systemen en hoe goed is dat geregeld?
Verder lezen over onze aanpak:
Veelgestelde vragen
Is Microsoft 365 hetzelfde als de cloud?
Microsoft 365 is de bekendste vorm van de cloud voor het MKB. Je e-mail, Office-programma’s en bestanden draaien in de datacenters van Microsoft in plaats van op een server bij jou op kantoor. Er bestaan ook andere clouddiensten, maar voor de meeste bedrijven is 365 de standaard.
Kan ik zomaar overstappen van een eigen server naar de cloud?
Ja, maar dat vraagt om een goede voorbereiding zodat je geen data of e-mail verliest. Meestal doen we dit gefaseerd en buiten kantooruren, zodat je bedrijf gewoon door kan werken. Een migratieplan voorkomt verrassingen.
Is mijn data in Microsoft 365 automatisch geback-upt?
Nee, dat is een veelgemaakte aanname. Microsoft zorgt voor een betrouwbare infrastructuur, maar de verantwoordelijkheid voor een echte back-up van je eigen data ligt bij jou. Wij regelen daarom altijd een aparte back-up mee.
Wat is een hybride opzet?
Bij een hybride opzet combineer je de cloud met een lokale server. Zo draai je bijvoorbeeld e-mail en samenwerking in Microsoft 365, terwijl zware of oude software lokaal blijft draaien. Handig als niet alles zich leent voor de cloud.
Tijd voor IT die wél meewerkt?
Vraag een gratis, vrijblijvende IT-scan aan. We brengen je huidige situatie in kaart en laten zien waar je kunt besparen, beveiligen en versnellen.