Wat kost IT-beheer voor het MKB? Eerlijk overzicht van prijzen
Je wilt weten waar je aan toe bent. Logisch. IT-beheer is voor veel MKB-bedrijven een flinke kostenpost, en toch krijg je van leveranciers zelden een helder antwoord op de simpele vraag: wat kost het nou eigenlijk?
In dit artikel leggen we de meest voorkomende prijsmodellen uit, geven we je een indicatie van wat gangbaar is in de markt en laten we zien waar verborgen kosten schuilen. Zonder verkooppraat, zodat je zelf een goede afweging kunt maken.
Belangrijk vooraf: de goedkoopste optie is bijna nooit de voordeligste. We laten je zien waarom.
Welke prijsmodellen kom je tegen?
Er zijn grofweg drie manieren waarop IT-leveranciers hun beheer in rekening brengen. Elk model heeft voor- en nadelen, en het verschil in voorspelbaarheid is groot.
Voor het MKB is het derde model — een vaste prijs per werkplek per maand — vaak het prettigst, omdat je precies weet waar je aan toe bent en je leverancier er belang bij heeft dat er weínig kapotgaat.
- Nacalculatie (uurtje-factuurtje): je betaalt per gewerkt uur. Onvoorspelbaar, en je leverancier verdient meer naarmate er meer misgaat.
- Strippenkaart: je koopt vooraf een aantal uren in. Iets voorspelbaarder, maar je houdt de discussie over wat wel en niet meetelt.
- Vaste prijs per werkplek per maand: een all-in bedrag per medewerker. Voorspelbaar, en het beloont een leverancier die problemen vóór is.
Wat is gangbaar in de markt?
Marktbreed zie je voor volledig beheerde werkplekken richtprijzen van ongeveer €75 tot €150 per werkplek per maand. Dat is een brede bandbreedte, en dat komt doordat er grote verschillen zitten in wat er precies in het pakket zit.
Aan de onderkant krijg je vaak basisbeheer: updates, wat monitoring en een helpdesk. Aan de bovenkant zit meestal ook security, back-up, licentiebeheer en proactief onderhoud inbegrepen. Vergelijk dus nooit alleen op prijs, maar altijd op inhoud.
Naast de werkplekprijs betaal je vaak apart voor zaken als servers, netwerkapparatuur, cloudlicenties (bijvoorbeeld Microsoft 365) en eenmalige projecten. Vraag altijd expliciet wat er wel en niet bij zit.
Let op de verborgen kosten
Een lage maandprijs zegt weinig als er allerlei zaken buiten het contract vallen. Juist daar loopt de rekening voor veel MKB-bedrijven op.
Vraag daarom door voordat je tekent. De onderstaande punten zorgen achteraf regelmatig voor verrassingen op de factuur.
- Meerwerk buiten kantooruren of bij storingen — valt dat binnen of buiten het contract?
- Onboarding en het overnemen van je omgeving bij de start.
- Advies- en projecturen voor nieuwe wensen of verhuizingen.
- Licenties voor software en security die los worden gefactureerd.
- Opzegtermijnen en kosten bij een eventuele overstap.
Waarom de goedkoopste zelden de voordeligste is
Bij een uurtje-factuurtje-model heeft je leverancier geen financiële prikkel om storingen te voorkomen — elk incident levert immers werk op. Bij een vaste prijs per werkplek draait het juist om: hoe stabieler jouw omgeving, hoe beter voor beide partijen.
Die prikkel zie je terug in de cijfers. Bij onze klanten daalde het aantal IT-incidenten met minimaal 80% nadat we het beheer overnamen. Minder incidenten betekent minder stilstand, minder frustratie en uiteindelijk lagere totale kosten — ook al is de maandprijs op papier misschien niet de laagste.
Reken dus niet alleen met de factuur, maar ook met de verborgen kosten van downtime: een medewerker die een halve dag stilstaat, kost je vaak meer dan het beheer zelf.
Zo vergelijk je offertes eerlijk
Wil je appels met appels vergelijken, zorg dan dat elke offerte hetzelfde uitgangspunt heeft. Vraag leveranciers om op basis van jouw situatie te offreren, niet op een standaardlijstje.
Loop onderstaande checklist langs bij elke offerte. Zo voorkom je dat je op prijs kiest en pas later ontdekt dat de helft niet inbegrepen zat.
- Vraag naar de prijs per werkplek per maand én wat daar precies in zit.
- Check of security, back-up en updates onderdeel zijn van het bedrag.
- Vraag naar de responstijden en of storingen binnen het contract vallen.
- Kijk of je één vast aanspreekpunt krijgt of steeds iemand anders.
- Laat de opzegtermijn en overstapvoorwaarden zwart-op-wit zetten.
Hoe ASTIA dit aanpakt
Bij ASTIA werken we met een vaste prijs per werkplek per maand, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan. Je weet vooraf wat je betaalt en wat je daarvoor krijgt.
Je krijgt één vast aanspreekpunt dat je bedrijf kent — geen wisselende helpdeskmedewerkers die je elke keer opnieuw moet uitleggen hoe je omgeving in elkaar zit. En omdat we proactief beheren in plaats van achteraf brandjes blussen, houden we het aantal incidenten laag.
Wil je weten wat professioneel IT-beheer in jouw situatie zou kosten? We starten graag met een gratis, vrijblijvende IT-scan. Bel ons op 030 30 33 100 en we kijken samen naar je huidige opzet.
Verder lezen over onze aanpak:
Veelgestelde vragen
Wat kost IT-beheer gemiddeld per werkplek?
Marktbreed liggen de richtprijzen voor volledig beheerde werkplekken tussen ongeveer €75 en €150 per werkplek per maand. Het verschil zit vooral in wat er inbegrepen is, zoals security, back-up en proactief onderhoud.
Is een vaste maandprijs voordeliger dan uurtje-factuurtje?
Vaak wel. Bij een vaste prijs heeft je leverancier belang bij een stabiele omgeving, terwijl uurtje-factuurtje meer oplevert naarmate er meer misgaat. Voorspelbaarheid en minder incidenten drukken de totale kosten.
Welke kosten vallen meestal buiten een beheercontract?
Denk aan losse softwarelicenties, projecten zoals een verhuizing, adviesuren en soms meerwerk bij storingen. Vraag altijd expliciet na wat wel en niet in de maandprijs zit voordat je tekent.
Hoe krijg ik zicht op mijn IT-kosten?
Begin met een IT-scan van je huidige omgeving. Daarmee breng je in kaart wat je nu betaalt, waar risico’s zitten en wat een passend beheercontract zou kosten. ASTIA biedt zo’n scan gratis en vrijblijvend aan.
Tijd voor IT die wél meewerkt?
Vraag een gratis, vrijblijvende IT-scan aan. We brengen je huidige situatie in kaart en laten zien waar je kunt besparen, beveiligen en versnellen.